Hướng dẫn sử dụng Google Sheets và Apps Script cho người mới

/ Mẹo sử dụng / Bởi

Bạn vừa mua một template Google Sheets và không biết bắt đầu từ đâu? Đừng lo — bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước một, từ cách mở file cho đến cách cho phép Apps Script chạy tự động. Chỉ cần 15 phút đọc, bạn sẽ tự tin dùng bất kỳ template nào của Patico.

📊 1. Google Sheets là gì? Tại sao dùng Sheets thay Excel?

Google Sheets là ứng dụng bảng tính miễn phí của Google, hoạt động hoàn toàn trên trình duyệt web — không cần cài đặt gì cả. Bạn chỉ cần có tài khoản Gmail là dùng được ngay.

Nhiều phụ huynh quen với Microsoft Excel hơn, nhưng Google Sheets có những ưu điểm vượt trội trong cuộc sống hàng ngày:

  • Miễn phí 100% — không cần trả phí bản quyền như Office
  • Truy cập mọi thiết bị — mở được trên điện thoại, máy tính bảng, máy tính xách tay
  • Lưu tự động — không sợ mất dữ liệu khi tắt máy đột ngột
  • Chia sẻ dễ dàng — gửi link cho vợ/chồng để cùng theo dõi
  • Hỗ trợ Apps Script — tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại
💡 Mẹo: Nếu bạn đã quen Excel, đừng lo — Google Sheets dùng các công thức gần như giống hệt (SUM, IF, VLOOKUP…). Bạn sẽ quen rất nhanh chỉ sau vài lần dùng.

Với các template của Patico, Google Sheets còn được tích hợp sẵn Apps Script để tự động tính điểm, phân loại dữ liệu, và tạo biểu đồ — giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mỗi tuần.

🖥️ 2. Cách mở file trên máy tính

Đây là cách đơn giản nhất để bắt đầu với Google Sheets trên máy tính bàn hoặc laptop.

Bước 1: Truy cập Google Drive

  1. Mở trình duyệt (Chrome, Edge, Firefox đều được)
  2. Gõ drive.google.com vào thanh địa chỉ
  3. Đăng nhập bằng tài khoản Gmail của bạn

Bước 2: Tìm và mở file Sheets

  1. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy tất cả các file đã lưu trong Drive
  2. Tìm file Google Sheets bạn muốn mở (biểu tượng màu xanh lá với bảng kẻ ô)
  3. Nhấp đúp vào file để mở
💡 Mẹo: Dùng thanh tìm kiếm ở đầu trang Drive để tìm file nhanh hơn. Chỉ cần gõ một phần tên file là Drive sẽ gợi ý ngay.

Bước 3: Điều hướng trong file

File Sheets có thể có nhiều tab (sheet) ở phía dưới màn hình. Với các template của Patico, thường sẽ có:

  • Tab “Hướng dẫn” — đọc trước khi dùng
  • Tab nhập dữ liệu — nơi bạn điền thông tin
  • Tab báo cáo / dashboard — hiển thị kết quả tự động
⚠️ Lưu ý: Nếu bạn mở file từ link được chia sẻ (chưa sao chép về Drive của mình), bạn sẽ chỉ xem được, không chỉnh sửa được. Xem mục 4 bên dưới để sao chép file về Drive của bạn.

📱 3. Cách mở file trên điện thoại

Bạn có thể theo dõi và cập nhật dữ liệu ngay trên điện thoại — rất tiện khi đang ở bệnh viện, trường học, hay đang đi đường.

Bước 1: Tải ứng dụng Google Sheets

  • iOS (iPhone/iPad): Vào App Store, tìm “Google Sheets”, tải miễn phí
  • Android: Vào Google Play Store, tìm “Google Sheets”, tải miễn phí

Bước 2: Đăng nhập tài khoản Google

  1. Mở app Google Sheets
  2. Đăng nhập bằng Gmail (thường app tự nhận tài khoản đã có trên điện thoại)

Bước 3: Mở file

  1. Tất cả file trong Drive của bạn sẽ hiện trong app
  2. Nhấn vào file muốn mở
  3. Vuốt trái/phải để chuyển tab
💡 Mẹo: Nhấn giữ vào một file trong app rồi chọn “Thêm vào được xem gần đây” hoặc “Ghim” để truy cập nhanh lần sau. Trên iPhone, bạn có thể thêm shortcut lên màn hình chính.
⚠️ Lưu ý: Trên điện thoại, một số tính năng nâng cao của Apps Script (như bảng điều khiển tùy chỉnh) có thể hiển thị chưa đầy đủ. Nên dùng máy tính để xem dashboard đầy đủ nhất.

📋 4. Sao chép file về Google Drive của bạn

Khi mua template của Patico, bạn nhận được một link file gốc. Bạn cần tạo bản sao về Drive của mình trước khi dùng — vì bạn không thể chỉnh sửa file gốc của người bán.

Bước 1: Mở link file

Nhấp vào link file được gửi trong email mua hàng. Trình duyệt sẽ mở file Google Sheets ở chế độ “chỉ xem” (view only).

Bước 2: Chọn “Tạo bản sao” (Make a copy)

  1. Ở thanh menu trên cùng, nhấp vào “File”
  2. Chọn “Tạo bản sao” (hoặc “Make a copy” nếu Sheets đang ở tiếng Anh)
  3. Một hộp thoại hiện ra — bạn có thể đổi tên file và chọn thư mục lưu trong Drive
  4. Nhấn “OK”

Bước 3: File tự động lưu vào Drive của bạn

Google Sheets sẽ tự động mở bản sao mới trong tab mới. Từ đây bạn có toàn quyền chỉnh sửa — nhập dữ liệu, cấu hình, chạy script đều được.

💡 Mẹo: Đặt tên file có nghĩa ngay từ đầu, ví dụ “Con Giỏi – Bé Minh 2024” thay vì để tên mặc định. Sau này tìm lại trong Drive sẽ dễ hơn rất nhiều, nhất là khi bạn có nhiều file.
⚠️ Lưu ý: Mỗi đứa con nên có một bản sao riêng. Đừng dùng chung một file cho 2-3 bé vì dữ liệu sẽ bị lẫn lộn. Tạo bản sao rất nhanh, chỉ mất 5 giây.

⚙️ 5. Apps Script là gì?

Bạn có thể hiểu Apps Script như một “trợ lý tự động” chạy bên trong Google Sheets. Nó làm những việc mà bình thường bạn phải tự làm bằng tay.

Ví dụ thực tế với template Con Giỏi của Patico:

  • Tự phân loại — nhập chiều cao, cân nặng của bé → script tự so sánh với chuẩn WHO và ghi “Bình thường / Thấp còi / Thừa cân”
  • Tự tính điểm — ghi lại các hoạt động của con → script tổng hợp điểm kỹ năng theo từng tháng
  • Tự tạo biểu đồ — dữ liệu nhập vào tự động cập nhật biểu đồ tăng trưởng
  • Gửi nhắc nhở — (tính năng nâng cao) script có thể gửi email nhắc bạn đến lịch khám định kỳ

Bạn không cần biết lập trình để dùng Apps Script. Toàn bộ code đã được Patico viết sẵn và nhúng vào template. Bạn chỉ cần cho phép quyền để script chạy — xem mục tiếp theo.

💡 Mẹo nâng cao: Nếu bạn tò mò muốn xem code, vào menu Extensions → Apps Script. Đây là nơi chứa toàn bộ code tự động hóa. Bạn có thể đọc để học thêm, nhưng không cần chỉnh sửa gì cả.

🔐 6. Cách cho phép quyền (Authorize Apps Script)

Đây là bước bắt buộc khi lần đầu dùng template có Apps Script. Nhiều người bỏ qua bước này nên các tính năng tự động không chạy được.

Quy trình cho phép quyền từng bước

Bước 1: Khi bạn nhấn nút hoặc chạy chức năng trong template lần đầu tiên, Google sẽ hiện popup:

“Authorization required — This app needs your permission to run”

Bước 2: Nhấp “Continue” (hoặc “Tiếp tục”)

Bước 3: Chọn tài khoản Google của bạn từ danh sách

Bước 4: Google hiện trang xác nhận quyền truy cập. Nhấn “Allow” (hoặc “Cho phép”)

Xong! Sau khi cho phép, script sẽ chạy tự động mỗi khi bạn mở file hoặc nhấn nút.

⚠️ Lưu ý quan trọng về bảo mật: Google có thể hiện cảnh báo “This app isn’t verified” (Ứng dụng này chưa được xác minh). Đây là bình thường với các script cá nhân. Nhấn “Advanced” rồi “Go to [tên script] (unsafe)” để tiếp tục. Script của Patico chỉ đọc và ghi dữ liệu trong file Sheets của bạn — không thu thập thông tin cá nhân, không gửi dữ liệu ra ngoài.
💡 Mẹo: Nếu sau khi cho phép mà script vẫn không chạy, thử tải lại trang (F5 hoặc Ctrl+R). Đôi khi Google cần vài giây để cập nhật quyền truy cập.

Bạn chỉ cần làm bước này một lần duy nhất cho mỗi bản sao file. Lần sau mở file, script sẽ chạy tự động ngay.

💡 7. Mẹo sử dụng Google Sheets hiệu quả

Dưới đây là những mẹo thực tế từ người dùng của Patico — giúp bạn dùng Google Sheets nhanh hơn và an toàn hơn.

Đổi tên file cho dễ tìm

Nhấp vào tên file ở góc trên cùng bên trái để đổi tên ngay trong Sheets (không cần vào Drive). Đặt tên theo định dạng: [Tên template] – [Bé/Người dùng] – [Năm]

Ghim tab quan trọng

Nhấp chuột phải vào tab ở dưới cùng → chọn “Di chuyển sang trái” để đặt tab Dashboard hoặc tab nhập liệu lên đầu. Bạn cũng có thể đổi màu tab để phân biệt: nhấp chuột phải → “Đổi màu tab”.

Dùng bộ lọc (Filter) để xem dữ liệu theo nhóm

Chọn hàng tiêu đề → vào menu Data → Create a filter. Xuất hiện mũi tên lọc ở mỗi cột — bạn có thể lọc xem dữ liệu theo tháng, theo danh mục, theo trạng thái mà không cần xóa dữ liệu khác.

Bảo vệ sheet không bị xóa nhầm

Với các tab công thức hoặc dashboard, nên bảo vệ để tránh lỡ tay xóa: nhấp chuột phải vào tab → “Bảo vệ trang tính” → chọn phạm vi cần khóa → lưu. Khi có ai cố chỉnh sửa sẽ hiện cảnh báo.

💡 Mẹo bảo vệ dữ liệu: Với template Con Giỏi, hãy bảo vệ tab “Dashboard” và “Công thức” — chỉ để mở tab nhập liệu. Nhờ vậy dù có ai khác cùng dùng cũng không làm hỏng công thức.

Chia sẻ link cho người thân cùng theo dõi

Nhấp nút “Share” (biểu tượng người + dấu cộng) ở góc trên phải → nhập Gmail của vợ/chồng hoặc ông bà → chọn quyền “Viewer” (chỉ xem) hoặc “Editor” (có thể chỉnh sửa) → gửi. Họ sẽ nhận email với link truy cập.

Dùng offline khi không có mạng

Bật chế độ offline để vẫn làm việc được khi mất kết nối:

  1. Vào drive.google.com
  2. Nhấp vào biểu tượng bánh răng (Cài đặt) → “Cài đặt”
  3. Bật “Ngoại tuyến” (Offline)
  4. Cài extension “Google Docs Offline” cho Chrome nếu được yêu cầu
⚠️ Lưu ý: Khi dùng offline, Apps Script sẽ không chạy được vì script cần kết nối internet để xử lý. Các công thức thông thường vẫn hoạt động bình thường. Khi có mạng trở lại, mọi thay đổi sẽ tự đồng bộ và script sẽ chạy lại.

Phím tắt hữu ích

  • Ctrl + Z — Hoàn tác thao tác vừa làm (rất quan trọng nếu lỡ xóa nhầm!)
  • Ctrl + S — Lưu (thực ra Sheets tự lưu, nhưng thói quen tốt)
  • Ctrl + F — Tìm kiếm trong bảng
  • Ctrl + Home — Nhảy về ô A1
  • Ctrl + End — Nhảy đến ô dữ liệu cuối cùng

🎯 8. Kết luận

Google Sheets và Apps Script là bộ đôi công cụ miễn phí cực kỳ mạnh mẽ — đặc biệt khi đã được cấu hình sẵn trong các template của Patico. Bạn không cần biết lập trình, không cần trả thêm phí, chỉ cần:

  1. Sao chép file về Drive của mình
  2. Cho phép quyền Apps Script một lần
  3. Nhập dữ liệu và để template làm phần còn lại

Nếu bạn là phụ huynh đang muốn theo dõi sự phát triển của con một cách khoa học và có hệ thống, hãy khám phá template mà Patico tâm đắc nhất:

🌟 Con Giỏi Dashboard — Theo dõi phát triển trẻ 0–18 tuổi

Biểu đồ tăng trưởng chuẩn WHO · Theo dõi học tập, kỹ năng, sức khỏe · Dashboard tự động cập nhật · Hỗ trợ trọn đời

Xem Chi Tiết Sản Phẩm →

Hoặc xem hướng dẫn sử dụng riêng cho Con Giỏi Dashboard để bắt đầu ngay hôm nay.

Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình sử dụng, đừng ngại nhắn tin cho Patico qua Facebook Page — chúng tôi hỗ trợ trong vòng 24 giờ.

Chúc bạn và gia đình có những trải nghiệm thật vui với công nghệ! 🙌

Giỏ hàng